Hệ thống thông tin quản lý

Câu chuyện 4000 năm trước:….

Từ thủa hồng hoang của loài người, khi
còn trong các bộ tộc sơ khai, con người sinh sống chủ yếu dựa vào săn
bắn và hái lượm. Khi đó mọi người cùng làm và cùng hưởng. Do các sản
phẩm thu được từ hái lượm và săn bắn tăng dần, con người bắt đầu tính
đến chuyện dự trữ và để dành để có thể tạm dùng trong những ngày thời
tiết không thuận lợi. Từ đó, phát sinh ra công ăn việc làm cho một số
chị em phải kiểm đếm và phân loại các loại sản phẩm dự trữ này. Sau khi
kiểm đếm, chị em ưỡn ẹo đi lên hang trên, báo cáo với một anh chàng đẹp
giai về số lượng hoa quả, các nông sản phẩm còn. Anh chàng này không
những đẹp giai, lại còn thông minh, tính toán trên cơ sở số người của
bộ lạc, xem xem thức ăn này dùng trong bao lâu thì hết, sau đó vội vã
chạy lên ổ rơm của tù trưởng, nơi ông đang ôm một lúc ba bốn cô vợ, báo
cáo tình hình. Tù trưởng, sau một hồi nghe xong, gật gù nói rằng, tuần
sau cả bộ lạc phải đi săn. Đó là câu chuyện xảy ra hơn 4,000 năm trước,
câu chuyện về kế toán viên, kế toán tổng hợp và giám đốc. 

4,000 năm sau, tại Việt Nam:

Một câu hỏi đặt ra làm đau đầu các nhà
quản trị: Hệ thống quản lý thông tin nội bộ thế nào là hữu hiệu? Vai
trò của phòng kế toán tài chính trong các doanh nghiệp? Liệu nó có
giống như mấy em đếm nông sản, anh chàng đẹp trai hay không? Hệ thống
này giúp ích gì cho doanh nghiệp? Các báo cáo nào là cần thiết?Thực
ra, hệ thống thông tin quản lý nội bộ bao gồm rất nhiều thông tin, nó
giúp ích không chỉ cho các front-line manager trong việc quản lý hoạt
động hàng ngày, mà còn giúp cho senior management level trong việc đưa
ra những quyết định mang tính chiến lược. Các thông tin quản lý nội bộ
không chỉ có các thông tin về tài chính, mà còn các thông tin khác như
tình hình sản xuất, nhân sự.Phòng kế toán-tài chính: to hay nhỏ?

Ở Việt Nam, các anh chị làm ở phòng kế
toán tài chính thường vỗ ngực cho rằng, tao là nhất, không có tao tính
lương thì công nhân đói, không có tao thì lấy đâu ra tiền overtime, đi
công tác ai chi tiền? Không có tao làm kế toán giữ hai sổ, lấy đâu mà
công ty trốn được hàng tỷ đồng tiền thuế? Thực ra, chẳng là cái đinh gỉ
gì cả. Có hai lý do để nói thế:

Xét về mặt risk management, các kế toán viên chỉ là con tép bởi vì cái
mà các chú quản lý không phải là core risk của doanh nghiệp. Core risk
của doanh nghiệp chính là sản phầm mà cái doanh nghiệp đó tạo ra. Nếu
như sản phẩm tạo ra không có tính cạnh tranh, không bán được, thì có mà
ngồi ngáp và ăn cám, đồng thời lo chuẩn bị thủ tục thanh lý tài sản mà
giải thể doanh nghiệp.

Xét về mặt quản trị thông tin, phòng kế toán giữ sổ sách theo luật định
và hàng năm làm các báo cáo thuế. Nhưng nếu ai nào đã từng làm việc với
các doanh nghiệp Nhật sẽ thấy các bác Nhật sẽ có các sổ quản lý riêng,
chủ yếu dựa vào cashflows, các bác đấy sẽ đưa ra các quyết định. Đến
lúc các kế toán viên trình báo cáo, các bác ấy sẽ bảo chú là lãi lỗ đưa
ra là không đúng với các bác tính, lúc đấy chỉ có nước ngồi khóc, chờ
hạ lương.

Còn ở các doanh nghiệp tư nhân cỡ nhỏ,
anh giám đốc quyết tất, cái sổ chợ của anh ta tuy có messy một tý,
nhưng nó còn tốt hơn và mang tính thông tin nhiều hơn cả cái phần mềm
kế toán Việt Nam chạy trên mạng mà các kế toán tự hào dung hàng ngày.
Thế nên có thể nói cái phòng kế toán quá nhỏ.

Nhưng phòng kế toán có to không? Thực
ra là to, kế toán trưởng, giám đốc tài chính thường phải có chân trong
Hội Đồng Quản Trị. Nếu các bạn biết về những người bạn mới khoảng
26,27, xinh xắn dễ thương đã vừa làm FC hoặc FD của những chi nhánh
công ty đa quốc gia với hàng chục chi nhánh, đồng thời là thành viên
của HĐQT, thì sẽ hiểu được quyền hành của họ lớn đến mức nào. Đối với
các công ty Anh, Mỹ, và các công ty phương Tây, kế toán đóng vai trò
rất lớn trong việc đưa ra các quyết định quản lý. Các công ty này
thường xây dựng được một hệ thống thông tin báo cáo hợp lý và có tính
thời điểm. Các báo cáo chủ yếu của hệ thống thông tin quản lý nội bộ
bắt nguồn từ đây.

Có một vấn đề mà các nhà quản lý Việt
Nam chú vẫn còn lầm lẫn là cứ phải kế toán Mỹ mới tốt (thật ra cái mà
ta gọi là kế toán Mỹ nó là các nguyên tắc thực hành kế toán được chấp
nhận GAAP, còn kế toán các nước nó sẽ khác nhau ở phần chuẩn mực, và
cũng không phải hoàn toàn khác nhau), phải công ty tây mới có được một
hệ thống kế toán tốt, hệ thống báo cáo chuẩn. Xin thưa, nhầm hoàn toàn.
FIS - Financial Information System tốt hay không là ở Vision của người
lãnh đạo, và một yếu tố quan trọng nhất là người set up cái hệ thống kế
toán trong doanh nghiệp và người điều hành nó phải có cái strategic
visions, còn không thì VAS hay IFRS thì cũng vứt mà thôi.

Cái quan trọng thứ hai là bản thân
những người làm kế toán, để có một hệ thống FIS tốt, các kế toán viên
phải trung thực trong việc thực hiên các bút toán, nếu cứ chăm chăm vào
việc xóa lỗi với lại không chịu đọc kỹ các qui định luật lệ thì làm sao
cơ sở thông tin kế toán đúng được. Nói ra sợ buồn, nhưng tệ nhất là kế
toán hạch toán sai những bút toán cơ bản, cái này do trình độ yếu hay
là do nhớ người yêu trong lúc làm việc? Nhiều lúc phát cáu với cách
giải thích cùn của một số kế toán. Tuy nhiên, có một số cái thì không
trách được vì…..nhiều lúc bị giật dây.

Bây giờ quay trở lại với vấn đề các báo
cáo quản lý nào là hữu dụng. Ở mỗi cấp độ quản lý phải có một báo cáo
với mức độ thông tin khác nhau. Doanh nghiệp xây dựng một hệ thống báo
cáo thành công thì họ sẽ có một hệ thống FIS hợp lý. Thực ra mỗi loại
hình doanh nghiệp đòi hỏi một hệ thống báo cáo khác nhau.